Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế như sau:
| Nội dung | Hóa đơn có mã | Hóa đơn không mã |
| Khái niệm | “Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua” | “Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế” |
| Mã của cơ quan thuế | Là một dãy duy nhât gồm 34 ký tự do hệ thống của cơ quan thuế hoặc của đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra | Không có mã |
| Đối tượng áp dụng | – DN, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ các đối tượng đủ điều kiện áp dụng hóa đơn không có mã) – Các DN có rủi ro cao về thuế được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng | – DN kinh doanh ở lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy – DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ |
| Ký hiệu hóa đơn | Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
| Thủ tục đăng ký sử dụng | Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: – Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Có mã của cơ quan thuế – Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích vào mục Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn. | Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: – Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Không có mã của cơ quan thuế. – Tại mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn hình thức phù hợp ở mục b. – Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn phương án phù hợp. |
| Xuất hóa đơn | B1: Lập hóa đơn B2: Ký số B3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã B4: Gửi cho người mua | B1: Lập hóa đơn B2: Ký số B3: Gửi cho người mua |
| Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế | Ngay tại thời điểm DN lập hóa đơn, ký số và thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã. Bên mua có thể vào website của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn. | Có 2 hình thức: 1. Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng/quý). 2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với các trường hợp còn lại: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua). |
| Xử lý bảng tổng hợp hóa đơn điện tử có sai sót | Không có | Đối với DN chuyển dữ liệu hóa đơn theo hình thức bảng tổng hợp: – Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung; – Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp; |
| Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền không có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế |
