VĂN PHÒNG ẢO VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT
Dịch vụ cho thuê văn phòng đang trở nên phổ biến, nhất là ở các thành phố lớn. Một văn phòng có thể cho nhiều công ty thuê và cung cấp thêm những dịch vụ tiện ích khác đi kèm. Văn phòng dưới dạng này được gọi là văn phòng ảo.
I. VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ?
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….
II. ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ẢO?
Đối với các doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.
Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Mô hình Văn phòng ảo có thể phù hợp cho nhiều đối tượng khác nhau:
- -Các công ty vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí;
- -Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp;
- -Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án;
- -Các công ty lớn muốn có thêm chi nhánh có thể thuê để đặt địa chỉ kinh doanh;
- -Các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại điện.
- -Văn phòng ảo dành cho các startup khởi nghiệp mong muốn thành lập công ty hoạt động hợp pháp;
- -Doanh nghiệp đã và đang hoạt động cần mở rộng chi nhánh, văn phòng đại -diện hoặc thành lập công ty con, công ty mới;
- -Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp;
- -Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuyển đổi về vị trí ở trung tâm thành phố để phát triển kinh doanh;
- -Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án cần sử dụng phòng khách và phòng họp;
- -Các công ty nước ngoài đang hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường Việt Nam;
- -Về ngành nghề rất phù hợp kinh doanh dịch vụ, thương mại và sản xuất;
- -Đặc biệt còn những ngành nghề có điều kiện như: công ty luật, pháp lý, tài chính, xuất nhập khẩu, khai thác tài nguyên, du học, định cư, lũ hành, giáo dục, y tế, nông lâm ngư nghiệp, xây dựng, bất động sản…
III. NHỮNG ƯU ĐIỂM KHI SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ẢO.
Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt ở những thành phố lớn: không tốn chi phí mua các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà…
Phần nào củng cố hình ảnh doanh nghiệp, tạo thêm cơ hội kinh doanh: Hầu hết các địa chỉ văn phòng ảo đều toạ lạc tại các toà nhà lớn, có vị trí trung tâm tại các thành phố;
Giúp doanh nghiệp ổn định tập trung kinh doanh: Văn phòng ảo thường là một địa chỉ cố định, hiếm khi được thay đổi. Kể cả khi thay đổi, doanh nghiệp cũng không phải mất thời gian để tìm kiếm, cải tạo, sắp xếp lại văn phòng mới.
IV. VẬY VIỆC SỬ DỤNG VĂN PHÒNG ẢO CÓ HỢP PHÁP KHÔNG?
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Do không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, tức một địa chỉ hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng xuất hiện và việc sử dụng văn phòng ảo được coi là hợp pháp.
